Ηλεκτρονική Διαχείριση Εγγράφων - DMS

Συνοπτική παρουσίαση.


Οι Η/Υ μείωσαν αρκετά το χαρτί στην επιχείρησή μας. Εδώ και δέκα χρόνια, το e-mail ακόμα περισσότερο. Η ευκολία του όμως πολλαπλασίασε το πλήθος των εγγράφων που διακινούνται. Ο παραδοσιακός τρόπος αποθήκευσης, ταξινόμησης και διακίνησης των εγγράφων, δύσκολα θα συνεχίσει με αυτή τη μορφή.

Τι μας ΑΓΧΩΝΕΙ
dms

  • Τα κόστη των αναλωσίμων εκτύπωσης, πολλές φορές είναι υπολογίσιμα και αναζητούμε τρόπους για τον περιορισμό τους.
  • Τα e-mail και τα συνημμένα τους, βρίσκεται μόνο στον Η/Υ του παραλήπτη. Σε περίπτωση τεχνικής βλάβης ή απουσίας του χειριστή του, η πληροφορία αυτή αν δε χαθεί, σίγουρα είναι δύσκολο να αναζητηθεί.
  • Οι ενδιαφερόμενοι για ένα έγγραφο, σε πολλές περιπτώσεις δε βρίσκονται στο ίδιο κτίριο, για να μπορούν να έχουν ένα κοινό τόπο αποθήκευσης των πληροφοριών (server). Έχουμε κόστη διακίνησης εγγράφων με ταχυμεταφορά ή με ίδια μέσα.
  • Η πληροφορία στις ώρες και ημέρες που το γραφείο είναι κλειστό, απλά ΔΕΝ ΥΠΑΡΧΕΙ.
  • Για όλα τα ηλεκτρονικά έγγραφα επιβαρυνόμαστε με μια διαδικασία τακτικού backup, ενώ για όλα τα έντυπα, απλά ευχόμαστε να μη συμβεί κάτι στις εγκαταστάσεις μας.
  • Τα έγγραφα που βρίσκονται σε έντυπη μορφή δε μπορούν να διαβαθμιστούν. Είναι προσβάσιμα σε όποιον βρίσκεται στο συγκεκριμένο χώρο, για οποιοδήποτε λόγο. Από τον πρόεδρο του φορέα μέχρι την καθαρίστρια, υπάρχει πρόσβαση στο dossier που είναι στο ράφι.
  • Τι θα ΟΝΕΙΡΕΥΟΜΑΣΤΑΝ
    dms

  • Τα έγγραφα της δουλειάς μας να είναι απολύτως ασφαλή.
  • Να μπορούμε να δουλέψουμε και από το σπίτι.
  • Να μπορούμε να εποπτεύσουμε τη δουλειά του προσωπικού μας απ’ όπου και αν βρισκόμαστε.
  • Να μπορούμε να αναζητούμε στην πληροφορία και να ανακτούμε εύκολα τα σχετικά έγγραφα.
  • Να μην αναλώνουμε χρόνο για να δίνουμε πληροφορίες και έγγραφα στους πελάτες μας. Να μπορούν να το κάνουν μόνοι τους.
  • Το γραφείο μας να μπορεί να δουλέψει 365 ημέρες το χρόνο σε 24ωρη βάση.
  • Να εξασφαλίσουμε ότι κανένας υπάλληλος δε μπορεί να διαγράψει αρχεία από τον υπολογιστή του.
  • Όταν ψάχνουμε κάτι, να το βρίσκουμε ΤΩΡΑ.
  • Μήπως και από το κινητό τηλέφωνο;
  • Εγκατάσταση του λογισμικού, σε ειδικό subdomain στο web site του μέλους, πχ. dms.mywebsite.gr
  • Δημιουργία από το e-tel.gr, σε συνεργασία με το μέλος, των φακέλων που θα δημιουργήσουν τη δομή ταξινόμησης αρχείων της εφαρμογής.
  • Δημιουργία από το e-tel.gr, σε συνεργασία με το μέλος, των χρηστών και των δικαιωμάτων που αυτοί θα έχουν πάνω στους φακέλους και τα αρχεία της εφαρμογής.
  • Εκπαίδευση από το e-tel.gr, των χρηστών που θα υποδειχθούν από το μέλος και θα αναλάβουν τη συντήρηση της εφαρμογής.
  • Η υπηρεσία παρέχεται με τη μορφή Ετήσιας Σύμβασης Υποστήριξης. ΣΥΝΔΡΟΜΗΤΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ
  • Το κόστος της ετήσιας συνδρομής ανέρχεται στα 240€.
  • Το κόστος της υπηρεσίας, αφορά την προσάρτησή της σε σύμβαση υποστήριξης δικτυακού τόπου.
  • Το κόστος της ετήσιας συνδρομής διαμορφώνεται αναλόγως με το χώρο στο server που απαιτούν τα αρχεία της εγκατάστασης. (Κατόπιν Συμφωνίας)
  • Λογιστικά Γραφεία, τα οποία έχουν ανάγκη για ανταλλαγή αρχείων με τους πελάτες τους.
  • Ασφαλιστικά Πρακτορεία για αρχειοθέτηση των απαραίτητων δικαιολογητικών, για τις ασφάλειες οχημάτων, πχ. άδεια κυκλοφορίας οχήματος, δίπλωμα οδήγησης, ταξινομημένα ανά όχημα ή ανά εταιρεία.
  • Ιατρικές Υπηρεσίεςόπου είναι χρήσιμη η αρχειοθέτηση εξετάσεων για το ιστορικό των ασθενών τους.
  • Νομικές Υπηρεσίες, όπου είναι απαραίτητη η αρχειοθέτηση εγγράφων για μεγάλο χρονικό διάστημα.
  • Κτηματομεσίτες, όπου είναι απαραίτητη η συλλογή δικαιολογητικών που απαιτούνται για τη μεταβίβαση ακινήτου και η συνεργασία με τους εντολείς τους.
  • Δε θέλω τα αρχεία μου να είναι διαθέσιμα στο internet.

    Ο φάκελος με τα αρχεία που αποθηκεύουμε, είναι προστατευμένος, και πρόσβαση υπάρχει μόνο με την εισαγωγή του κωδικού ασφαλείας.
    Κανείς πάντως δεν έχει παραπονεθεί που κάνει πλέον τις συναλλαγές του με το δημόσιο μέσω των εφαρμογών που έχει αναπτύξει στο internet, και δεν πηγαίνει πια στις αρμόδιες υπηρεσίες.

    Η διαδικασία είναι χρονοβόρα και δε μπορεί να εφαρμοστεί.

    Σίγουρα παίρνει κάποιο χρόνο να αρχειοθετήσεις ένα έγγραφο που έρχεται με e-mail. Αυτό όμως το κάνουμε γιατί σκοπεύουμε να το χρησιμοποιήσουμε ξανά. Πρέπει να υπολογίσουμε και το χρόνο που σπαταλάμε κάθε φορά που το ψάχνουμε, το χρόνο για να το κοινοποιήσουμε σε κάποιον που το χρειάζεται, το χρόνο που χάνουμε κάθε φορά που μπορεί να το χρειαστούμε αλλά εκεί που είμαστε δεν είναι προσβάσιμο (πχ. εκτός γραφείου).

    Μπορώ να το χρησιμοποιήσω από το κινητό μου;

    Εισάγετε τους κωδικούς:
    User ID: ins_admin
    Password: ins_admin

    Σχετικό Υλικό

    Υλοποίηση Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης στην Κύπρο.